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Como organizar seu escritório em dez passos

Escritório organizado é sinal de alta produtividade. Por isso que mantê-lo arrumado não é apenas cuidar da estética do ambiente mas, sim, do seu negócio. 

No meio da bagunça, um funcionário perde tempo procurando um item que desapareceu na pilha da papelada. Na sequência, é você que não consegue fechar as planilhas pois não localiza a informação necessária. Até a secretaria, por incrível que pareça, pode esquecer de avisá-lo da reunião quando o ambiente está um caos. 

Para evitar situações similares ou até iguais a essas, siga nossas dicas de como organizar o escritório em 10 passos. Descubra como é bom trabalhar em um lugar em ordem e de fácil manutenção.

1- Vários computadores, máquina de xerox, telefones, impressora, scanner, juntando tudo, são muito cabos. Para não deixar a fiação desorganizada atrapalhar o tráfego do escritório, esconda os fios dentro de um passa cabos. 

2- Assim como na sua casa, a organização do escritório deve ser feita diariamente para não acumular. Se você arruma sua cama toda vez que levanta, por que não deixar a mesa limpa após terminar a jornada do dia? Faça do ambiente de trabalho uma extensão do seu lar. Veja aqui dicas de como arrumar o quarto e outros locais de forma fácil.
foto: jnyemb

3- Arquivo de pastas com separadores é o local adequado para armazenar os papéis. Evite o acúmulo em cima da mesa, que pode mostrar desleixo e facilita a perda de informações importantes. Arquive tudo em ordem alfabética para facilitar na hora da pesquisa. 

4- Documentos pessoais e trabalho devem ser mantidos em compartimentos separados para não dar confusão. Separe uma pasta para suas coisas pessoais e guarde-a numa parte mais privativa do escritório, como o seu gaveteiro, por exemplo. 

5- Perder um trabalho pronto no computador é a maior dor-de-cabeça. Para isso não acontecer, sugira o dia do backup semanal. No dia estipulado, todos deveram guardar arquivos relevantes dentro de um disco externo. 

6- Parece óbvio, mas muita gente esquece pôr um porta-lápis na mesa, deixando a mesma uma zona. E, quando se mais precisa de uma caneta, aonde ela foi parar? Invista em pequenos objetos, como caixinhas, porta-lápis, porta-clipes e deixe tudo em seu devido lugar.

7- As correspondências chegam e, com o acumulo de tarefas, não conseguimos nem sequer abri-las. O ideal é manter o seu próprio suporte para cartas para armazená-las ali até que tenha tempo para conferir o conteúdo com calma. 

8- Organize tudo em sua agenda. Os post-its são ótimos lembretes, mas podem perder a cola e sumir dentro do ambiente. Anote datas de reuniões, telefones, endereços e senhas em uma agenda. O dia-a-dia vai fluir mais sob controle. 

9- Um quadro em cortiça ou uma lousa magnética é um ótimo jeito de alertar funcionários das tarefas diárias ou semanais dentro do escritório. Deixe o cronograma, por exemplo, à vista de todos. Assim ninguém vai dizer que não sabia do prazo de entrega do relatório. 

10- Para as miudezas não sumirem, arrume divisórias dentro das gavetas. Criando um espaço individual para tudo – de cartões aos CDs – fica tudo mais fácil de achar depois. 

Colaboração: Mavens
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